外部ライターに依頼する利点
発注業務のワークフロー。新規入会から退会までの一連の手続き。出張申請方法の英訳。
日々、ありとあらゆる業務が生じます。そんななか、意外と手つかずのままになっているもの、そのひとつが業務マニュアルではないでしょうか？
こんなことはありませんか？
- 長年一人の社員が対応してきた業務。その人の退職後、誰にもその手順が共有されていなかった
- 新しいツールが導入されたのに、マニュアルは昔のまま
- 社内ルールの英語翻訳が後回しで、結局、日本人スタッフが外国人スタッフに代わって申請手続きをしている
「きちんとしたマニュアルがない」は、引継ぎが上手くゆかない → 良い人材を逃すという悪循環を招きます。ところが、いざマニュアルを作ろうと思うと、単に業務を文章にするだけでなく、ツールの操作方法を確認するといった手間も生じます。そのため時間がかかり、本来の業務を圧迫しかねません。
貴重な時間を重要タスクにあて、マニュアル作成はコッコ文庫に任せませんか？
本来の業務のための時間を奪われず、チームのアクティビティも強化できる。これが、マニュアル作成を外部に依頼する利点です。
AIをマニュアル代わりに利用することも可能です。
けれどそのAIの回答は逐次チェックできているでしょうか？それに、AIの回答はプロンプトに大きく左右されます。社員がどんなプロンプトを入力しているかご存知ですか？
AI任せにして、誤った情報が広まる不安もゼロではありません。
ナレッジが整理されていない、あるいは社員にAIへの適切な質問の仕方が浸透していないがゆえに、AIがチャットで正しい答えを導けないこともめずらしくありません。
なぜコッコ文庫か？
コッコ文庫はこれまで、社内ルールの文書化、英訳、ツールの操作マニュアルなど作成してきました。
しかし、それが担当業務だったわけではありません。
情報が整理されていない職場が多く、作成せざるを得なかったのです。直接の原因ではないもののマニュアルがないことも一因となり、ミスやトラブル、離職が起きるのを目の当たりにしてきました。
マニュアルに必要なのは客観性と実際に働く方の視点です。どんな情報がどこまで必要で、どこに補足があれば業務が効率よく進むのか、それを意識して作成する必要があります。
それには業種を問わず、実際に使えるマニュアルを作成した経験が必要です。コッコ文庫では、海外製ツールの操作方法から、官公庁向けの堅実としたマニュアルまで作成が可能です。
また、「AIツールを導入しながら上手く使えていない」などAIプロンプトの改善や、AIツールをより活用するためのナレッジ運用やツール調整も対応可能です。
実際にAIツールのフロー調整をおこない、様々な方のプロンプトを目にすることで、どこをどう改善すればよいのかを理解しています。
コッコ文庫がおすすめのケース
- 社内のルールや手順に加え、外部ツールの使い方もまとめて欲しい方
- 実際に社員の声を聞いてマニュアルに反映させてほしい方
- マニュアルや規約などの英語版も作成して欲しい方
- AIツールを導入済みなのに、上手く使えずにいる方
ご注意いただきたいこと
- ツールのマニュアルをご依頼の場合、そのツールを当方で操作できるように手配いただく必要がございます。
- 貴社の実務に沿った内容にするため、オンラインで打ち合わせが必要な場合がございます。
- ご依頼内容を問わず、納品物は必ずお客さまご自身で内容をご確認いただく必要がございます。
サンプル資料
参考資料１ SNS運用に関するマニュアル
参考資料２ マニュアル予算管理・出張
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